Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością znajomości wielu dziedzin prawa, w tym koniecznością ciągłej aktualizacji tej wiedzy. Dynamicznie zmieniające się przepisy, ich rozległy zakres sprawiają, iż trudno jest przedsiębiorcy skupić się na merytorycznej działalności, przy jednoczesnym analizowaniu zmieniających się przepisów, chociażby w zakresie podatków. Dlatego, obecnie bardzo wielu przedsiębiorców korzysta z usług firm zewnętrznych (biuro rachunkowych) powierzając im prowadzenie księgowości swojej firmy. Co jednak dzieje się w przypadku wystąpienia błędów księgowych — kto ponosi za nie odpowiedzialność?
Podpisanie umowy z biurem rachunkowym
Pierwszą istotną kwestią, o którą powinien zadbać każdy przedsiębiorca, aby odpowiednio zabezpieczyć interes swojej firmy, jest podpisanie dobrej umowy z biurem rachunkowym. Co to oznacza? W takiej umowie powinien być dokładnie zdefiniowany zakres obowiązków leżących po stronie biura rachunkowego. Musi być to wskazane w sposób jasny, jednoznaczny i niebudzący żadnych późniejszych wątpliwości interpretacyjnych. Oto przykłady podstawowych obowiązków biura rachunkowego, które mogą zostać uwzględnione w takiej umowie:
- Prowadzenie i przechowywanie przez Zleceniobiorcę ewidencji księgowej Zleceniodawcy w postaci księgi przychodów i rozchodów, zwanej dalej KSIĘGĄ, na którą składają się:
- Podatkowa Księga przychodów i rozchodów,
- Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
- Ewidencja wyposażenia,
- Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji podatkowej w zakresie podatku dochodowego i podatku VAT,
- Sporządzanie deklaracji ZUS za Zleceniodawcę.
Biuro rachunkowe, z którym przedsiębiorca podpisuje umowę, może mieć także inne obowiązki. Jednak one również muszą być wyszczególnione w treści zawartej umowy. Nawet jeśli biuro rachunkowe Rzeszów ma swój gotowy wzór umowy, przedsiębiorca ma obowiązek zapoznać się z jego treścią przed złożeniem podpisu. W razie wątpliwości powinien on przed podpisaniem takiej umowy zgłosić swoje uwagi co do jej treści, czy negocjować konkretne zapisy.
Odpowiedzialność za błędy księgowe
Nawet powierzając prowadzenie księgowości firmy wyspecjalizowanym biurom, nie ma się pełnej gwarancji, że żadne błędy nie zostaną popełnione. Kto w takim przypadku będzie ponosił odpowiedzialność? Niestety, niezależnie od rodzaju popełnionego błędu, faktycznej winy za jego popełnienie, konsekwencje błędu ponosi niestety przedsiębiorca.
Warto wiedzieć, że decydując się na współpracę z biurem rachunkowym, to przedsiębiorca ma obowiązek poinformowania o tym odpowiedni urząd skarbowy. Po podpisaniu umowy przysługuje mu na to 7 dni. W zawiadomieniu musi znaleźć się nie tylko informacja o przekazaniu prowadzenia ksiąg rachunkowych zewnętrznej firmie, ale także dane kontaktowe do niej. Szczególnie jeśli wszystkie dokumenty przedsiębiorcy przechowywane są nie w siedzibie jego firmy, a w biurze rachunkowym. To tam wówczas uda się urzędnik w przypadku jakiejkolwiek kontroli, co bez wątpienia odciąży przedsiębiorcę w jego działalności. Przekazanie swoich dokumentów do biura rachunkowego ma też tę zaletę, że w razie pytań ze strony urzędu, pracownicy będą mieli wszystkie niezbędne informacje, aby udzielić odpowiedzi.
Jednak w przypadku pojawienia się jakichkolwiek nieprawidłowości i błędów, winą obarczany jest przedsiębiorca. Nie ma w tym nic dziwnego, ponieważ z perspektywy urzędu to nie biuro rachunkowe jest weryfikowanym / kontrolowanym podatnikiem, a firma do której należą księgi rachunkowe / podatkowe.
Ubieganie się o odszkodowanie
W niektórych przypadkach przedsiębiorca, na którego nałożono karę grzywny, może ubiegać się o odszkodowanie od biura rachunkowego. Aby było to możliwe, musi zostać spełnionych kilka warunków. Przede wszystkim niezbędna jest dobrze sporządzona umowa, o czym pisaliśmy już wcześniej, w oparciu zapisy której będzie można ustalić, iż biuro rachunkowe nie wywiązało się należycie z zakresu umowy, co skutkowało wystąpieniem nieprawidłowości. Bez umowy, w której nie ma ściśle i jasno określonych obowiązków biura rachunkowego trudno będzie ubiegać się o odszkodowanie.
Odszkodowanie nie przysługuje także przedsiębiorcy, który z własnej winy dopuścił do błędów księgowych. Oznacza to, że jeśli dokumenty nie były dostarczane do biura rachunkowego na czas lub były nieprawidłowe, wina jest jednoznaczna. Błąd leży po stronie przedsiębiorcy.
Jednak w przypadku, gdy przedsiębiorca wywiązał się ze swoich obowiązków, a zakres działania biura rachunkowego jest jasno wskazany w umowie, sprawa jest prostsza. Firma, która ponosi odpowiedzialność za błędy księgowe, może ubiegać się o odszkodowanie. Przedsiębiorca musi mieć dowody w formie pisemnej, poświadczające, że biuro nie wywiązało się ze swoich obowiązków. Mogą to być wiadomości e-mail, a nawet SMS. Przedsiębiorca musi wykazać staranność i zainteresowanie ze swojej strony. Obowiązkiem biura, jako eksperta w danej dziedzinie, jest realizowanie powierzonych mu zadań w sposób zupełny, należyty i wyczerpujący.
Wypłacenie odszkodowania
W przypadku gdy przedsiębiorca zlecił prowadzenie swojej księgowości do biura rachunkowego, które posiada polisę OC nie musi obawiać się, że biuro rachunkowe, które zawiniło, nie wypłaci należnego odszkodowania. Niestety obecnie, biura rachunkowe, które nie prowadzą usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych tzw. pełnej księgowości, nie za zobowiązane do posiadania takiej policy (należy to tylko do ich dobrej woli). Zatem by odpowiednio zabezpieczeń swoje interesy bardzo ważne jest sprawdzenia przed podpisaniem umowy, czy biuro rachunkowe, któremu przedsiębiorca chce powierzyć prowadzenie księgowości jego firmy posiada aktualną polisę OC. Takie ubezpieczenie ma za zadanie pokryć koszty za błędy popełniane w prowadzeniu rachunkowości.
Obowiązki przedsiębiorcy
Głównym obowiązkiem przedsiębiorcy jest dostarczanie w określonym terminie niezbędnych dokumentów. Może on także zlecić audyt finansowy, aby sprawdzić, jak działa zatrudnione przez niego biuro rachunkowe.
Jeśli szukasz dobrego, profesjonalnego biura rachunkowego, które jest godne zaufania, skontaktuj się z nami. Zadbamy o Twoją księgowość. Posiadamy aktualne polisy OC.
