Wybór formy opodatkowania to jedna z pierwszych i najważniejszych decyzji każdego przedsiębiorcy. Wpływa nie tylko na wysokość należnych podatków, ale również na sposób prowadzenia księgowości, dostęp do ulg czy możliwość wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Choć z zasady wybór ten obowiązuje przez cały rok podatkowy, w określonych przypadkach polskie przepisy przewidują możliwość zmiany formy opodatkowania nawet w jego trakcie. Kiedy warto o tym pomyśleć? Jakie warunki trzeba spełnić, by taka zmiana była możliwa i opłacalna? O tym w poniższym tekście.
Rozwój firmy a konieczność zmiany formy opodatkowania
Prowadzenie działalności gospodarczej to dynamiczny proces. Firmy rozwijają się, zmieniają profil, skalują działania lub redukują koszty. Równie dynamicznie zmienia się otoczenie prawno-podatkowe, dlatego decyzje podjęte na początku roku nie zawsze pozostają optymalne w dalszej jego części. Przykład? Przedsiębiorca, który z początkiem roku wybrał opodatkowanie skalą podatkową, może w drugiej połowie roku wejść w drugi próg podatkowy i zapłacić 32% podatku od dochodu powyżej 120 tys. zł. W takiej sytuacji może żałować, że nie zdecydował się na podatek liniowy ze stawką 19%. W odwrotnym przypadku, jeśli przychody okażą się niższe niż planowano, skala podatkowa z ulgami może okazać się korzystniejsza niż ryczałt lub podatek liniowy. Zmiana formy opodatkowania to zatem narzędzie optymalizacyjne, które może przynieść realne oszczędności. Warunkiem jest jednak dokładna analiza finansowa i świadomość przysługujących możliwości.
Przypadki, w których zmiana jest możliwa
Polskie prawo podatkowe z zasady nie pozwala na dowolną zmianę formy opodatkowania w trakcie roku. Obowiązują tu konkretne terminy – decyzję należy podjąć do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przedsiębiorca osiągnął pierwszy przychód w danym roku. Dla wielu firm będzie to 20 lutego. Po tym terminie zmian dokonać się nie da – chyba, że mamy do czynienia z jednym z wyjątków przewidzianych w przepisach.
Takim wyjątkiem jest trwałe zakończenie działalności i rozpoczęcie nowej – wówczas podatnik może ponownie wybrać formę opodatkowania, niezależnie od tego, co obowiązywało wcześniej. Kluczowe jest, aby proces likwidacji był przeprowadzony z zachowaniem wszelkich formalności – z wykreśleniem wpisu z CEIDG, sporządzeniem spisu z natury oraz zawiadomieniem urzędu skarbowego. Gdy firma zostanie założona ponownie w tym samym roku, forma opodatkowania może być nowa.
Drugi wyjątek dotyczy osób rozliczających się na zasadzie karty podatkowej – ci podatnicy mogą zrezygnować z tej formy do 20 stycznia każdego roku, składając odpowiednie oświadczenie do urzędu skarbowego. Warto pamiętać, że po rezygnacji z karty nie będzie już możliwości powrotu do tej formy rozliczenia.
Kiedy zmiana może się opłacić?
Z praktyki doradczej wiemy, że są konkretne sytuacje, w których warto przynajmniej rozważyć zmianę formy opodatkowania. Pierwszą z nich jest nagły wzrost przychodów, który skutkuje wejściem w wyższy próg podatkowy – w takiej sytuacji korzystniejszy może okazać się podatek liniowy. Z drugiej strony, jeśli firma ponosi wysokie koszty uzyskania przychodu, realne oszczędności przynieść może rezygnacja z ryczałtu na rzecz skali podatkowej. Kolejnym powodem może być zmiana charakteru działalności. Przykład? Przedsiębiorca świadczący usługi doradcze na ryczałcie (8,5%) rozszerza działalność o usługi IT, dla których przewidziana jest niższa stawka 12%. Zmiana może uczynić ryczałt bardziej atrakcyjnym niż dotychczasowe rozliczenie podatkiem liniowym. Nie można zapominać również o życiowych zmianach, takich jak ślub, narodziny dziecka czy zmiana sytuacji majątkowej małżonka. W takich przypadkach skala podatkowa z ulgami może przeważyć nad innymi opcjami – zwłaszcza, gdy podatnik zamierza rozliczać się wspólnie z małżonkiem lub skorzystać z ulg prorodzinnych.
Jak wygląda procedura zmiany?
Zgłoszenie zmiany formy opodatkowania nie jest skomplikowane. W przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, wystarczy zaktualizować wpis w CEIDG-1. Można to zrobić on-line, osobiście w urzędzie gminy lub listownie. Po złożeniu formularza, dane są automatycznie przekazywane do urzędu skarbowego oraz ZUS. W przypadku likwidacji i ponownego otwarcia działalności należy jednak pamiętać o zachowaniu formalności związanych z zakończeniem działalności, w tym spisie z natury i rozliczeniu podatków na dzień zamknięcia firmy. Po ponownym uruchomieniu działalności nowy formularz CEIDG-1 umożliwia wybór dowolnej dostępnej formy opodatkowania, co może być sposobem na dostosowanie podatków do aktualnej sytuacji firmy.
Choć przepisy nie pozwalają na częste zmiany formy opodatkowania, przedsiębiorca nie jest całkowicie pozbawiony elastyczności. Możliwość takiej decyzji jest realnym narzędziem do optymalizacji podatkowej, z którego warto korzystać świadomie. Analiza przychodów, kosztów i sytuacji życiowej, a także monitorowanie zmian w przepisach podatkowych, pozwala podejmować racjonalne decyzje z korzyścią dla biznesu. Jeśli masz wątpliwości, czy Twoja obecna forma opodatkowania nadal jest dla Ciebie najkorzystniejsza – skonsultuj się z doradcą podatkowym lub księgowym. W biurze Optymalni chętnie pomożemy przeanalizować Twoją sytuację i podpowiemy najlepsze rozwiązanie.
