Tankowanie samochodu wykorzystywanego w działalności gospodarczej to jeden z najbardziej typowych kosztów ponoszonych przez przedsiębiorców. Nie oznacza to jednak, że każdą fakturę za paliwo można w całości odliczyć od podatku. To, ile VAT od paliwa można odliczyć oraz jaka część wydatku trafi do kosztów uzyskania przychodów, zależy przede wszystkim od rodzaju pojazdu i sposobu jego wykorzystywania.
Inaczej rozliczany będzie samochód osobowy służący również prywatnym przejazdom, inaczej auto używane wyłącznie w działalności, a jeszcze inaczej prywatny samochód właściciela wykorzystywany okazjonalnie do celów firmowych. Warto znać te różnice, ponieważ prawidłowe rozliczenie paliwa w firmie wpływa zarówno na VAT, jak i wysokość podatku dochodowego PIT lub CIT.
Samochód osobowy w firmie – 50% czy 100% VAT od paliwa?
Najczęściej spotykanym rozwiązaniem jest wykorzystywanie samochodu osobowego zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych. Mówimy wtedy o tzw. użytkowaniu mieszanym. W takim przypadku przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT może co do zasady odliczyć 50% podatku VAT wynikającego z faktury za paliwo. Pozostałe 50% VAT nie podlega odliczeniu. Zasada ta dotyczy również innych wydatków związanych z użytkowaniem samochodu, m.in. napraw, czy zakupu części. Wariant mieszany jest jednocześnie najprostszy pod względem formalnym – przedsiębiorca nie musi udowadniać, że samochód nigdy nie jest wykorzystywany prywatnie.
Możliwe jest jednak także odliczenie 100% VAT od paliwa. Dotyczy to samochodu wykorzystywanego wyłącznie do działalności gospodarczej, pod warunkiem spełnienia wymogów przewidzianych w przepisach. W praktyce oznacza to przede wszystkim zgłoszenie pojazdu na formularzu VAT-26, prowadzenie odpowiedniej ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT oraz przyjęcie zasad użytkowania samochodu, które wykluczają wykorzystanie prywatne. Samo zadeklarowanie, że auto jest „firmowe”, nie zawsze będzie więc wystarczające. Jeżeli przedsiębiorcy zależy na pełnym odliczeniu, sposób korzystania z samochodu powinien rzeczywiście potwierdzać jego wyłącznie gospodarcze przeznaczenie.
Inaczej wygląda sytuacja niektórych samochodów ciężarowych oraz pojazdów, których konstrukcja obiektywnie wyklucza lub istotnie ogranicza użytek prywatny. W takich przypadkach możliwe jest pełne odliczenie VAT bez stosowania zasad właściwych dla typowego samochodu osobowego. Każdorazowo warto jednak sprawdzić parametry i status konkretnego pojazdu.
Ile wydatków na paliwo można zaliczyć do kosztów PIT lub CIT?
Odliczenie VAT to tylko jedna część rozliczenia. Druga dotyczy kosztów uzyskania przychodów w PIT lub CIT. Jeżeli firmowy samochód osobowy jest wykorzystywany w sposób mieszany, przedsiębiorca może co do zasady zaliczyć do kosztów podatkowych 75% wydatków związanych z jego używaniem. Ograniczenie obejmuje m.in. zakup paliwa. W przypadku czynnego podatnika VAT podstawą rozliczenia będzie kwota netto powiększona o tę część VAT, której przedsiębiorca nie miał prawa odliczyć. Zasada 75% odpowiada przepisom, które wyłączają z kosztów 25% wydatków na używanie samochodu osobowego również do celów niezwiązanych z działalnością. Jeśli natomiast samochód osobowy jest rzeczywiście wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej, wydatki na paliwo mogą być rozliczane w kosztach w 100%, o ile podatnik potrafi wykazać firmowy charakter użytkowania pojazdu.
Jeszcze inaczej wygląda rozliczenie prywatnego samochodu przedsiębiorcy, który nie został wprowadzony do majątku firmowego, ale jest okazjonalnie wykorzystywany w działalności. W przypadku podatnika PIT do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć zasadniczo 20% wydatków związanych z jego używaniem. Co ważne, przedsiębiorca nie musi już prowadzić dawnej kilometrówki dla celów PIT. Ministerstwo Finansów wskazuje wprost, że 20-procentowy limit obejmuje m.in. zakup paliwa, naprawy, części zamienne czy materiały eksploatacyjne.
Księgowość dla gastronomii Rzeszów
Dla samego paliwa ograniczenia dotyczące wartości samochodu stosowane przy amortyzacji auta osobowego nie zmieniają procentowego limitu kosztów eksploatacyjnych. Paliwo w samochodzie używanym mieszanie nadal rozliczane jest według zasad właściwych dla wydatków eksploatacyjnych, a nie według limitu wartości pojazdu.
Rozliczenie paliwa na przykładzie – faktura na 123 zł brutto
Najłatwiej zobaczyć mechanizm na konkretnych liczbach. Załóżmy, że przedsiębiorca tankuje samochód osobowy wykorzystywany zarówno służbowo, jak i prywatnie, a faktura za paliwo wynosi 123 zł brutto, czyli 100 zł netto oraz 23 zł VAT. Przy użytkowaniu mieszanym można odliczyć 50% VAT, czyli 11,50 zł. Drugie 11,50 zł pozostaje VAT-em nieodliczonym. Na potrzeby podatku dochodowego bierzemy więc pod uwagę 100 zł wartości netto oraz 11,50 zł nieodliczonego VAT. Łącznie daje to 111,50 zł. Ponieważ samochód jest wykorzystywany w sposób mieszany, do kosztów podatkowych trafi 75% tej kwoty, czyli 83,63 zł.
W praktyce z faktury opiewającej na 123 zł przedsiębiorca odliczy zatem 11,50 zł VAT, a 83,63 zł zwiększy jego koszty uzyskania przychodów. To dobry przykład pokazujący, dlaczego pojęcia „odliczenie VAT” i „wrzucenie w koszty” nie powinny być stosowane zamiennie – są to dwa odrębne mechanizmy podatkowe.
Faktura za paliwo, karty paliwowe i formalności – o czym trzeba pamiętać?
Prawo do rozliczenia wydatku powinno być odpowiednio udokumentowane i związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Standardowym dokumentem jest faktura wystawiona na firmę. W odpowiednich przypadkach funkcję faktury uproszczonej może również pełnić paragon zawierający NIP nabywcy, jeżeli jego wartość nie przekracza przewidzianego przepisami limitu. Podobne zasady dotyczą kart paliwowych. Jeżeli przedsiębiorca otrzymuje zbiorczą fakturę dokumentującą zakup paliwa, sposób odliczenia VAT oraz ujęcia wydatku w kosztach będzie zależał przede wszystkim od rodzaju pojazdu i sposobu jego wykorzystywania.
Szczególnej uwagi wymaga natomiast pełne odliczenie VAT od samochodu osobowego. 100% VAT to nie tylko korzyść podatkowa, ale również konkretne obowiązki dokumentacyjne. Nieprawidłowo prowadzona ewidencja, brak odpowiednich procedur, czy faktyczne używanie auta prywatnie może prowadzić do zakwestionowania sposobu rozliczenia. Dlatego sposób użytkowania samochodów warto ustalić jeszcze przed przyjęciem konkretnego modelu rozliczeń. Zespół Optymalni – Biuro Doradczo-Księgowe w Rzeszowie zapewnia przedsiębiorcom zarówno kompleksową obsługę księgową, jak i wsparcie Kancelarii Podatkowej, obejmujące m.in. konsultacje podatkowe, planowanie rozliczeń, przygotowywanie opinii oraz reprezentację klientów podczas czynności sprawdzających i kontroli podatkowych.
Sposób rozliczenia paliwa zależy przede wszystkim od rodzaju pojazdu i tego, jak jest wykorzystywany w działalności. Różnice między 50% a 100% VAT, czy między 20%, 75% i 100% kosztów podatkowych mogą realnie wpływać na wysokość zobowiązań firmy. Dlatego warto zadbać o poprawną kwalifikację wydatków i właściwą dokumentację. Jeśli chcesz mieć pewność, że koszty samochodu są rozliczane zgodnie z przepisami i możliwie korzystnie, zespół Optymalni może wesprzeć Cię w bieżącej księgowości oraz doradztwie podatkowym.
