Rozpoczęcie działalności gospodarczej to jeden z najważniejszych kroków w życiu zawodowym – ekscytujący, ale też pełen formalności, które potrafią przytłoczyć już na starcie. Jedną z pierwszych instytucji, z którą każdy nowy przedsiębiorca musi nawiązać relację, jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Choć może się to wydawać skomplikowane, obowiązki wobec ZUS są jasno określone, a polski system prawny przewiduje również szereg ulg, które mają ułatwić stawianie pierwszych kroków w biznesie. Przedstawiamy, więc najważniejsze kwestie, które powinien znać każdy, kto planuje lub właśnie założył własną działalność gospodarczą w 2025 roku. Dowiesz się, kiedy i jakie składki musisz płacić, z jakich ulg możesz skorzystać, oraz jakie obowiązki formalne cię czekają. Wszystko w jasny i przystępny sposób – bo wiemy, że początkujący przedsiębiorcy mają wystarczająco dużo innych spraw na głowie.
Obowiązki wobec ZUS – pierwsze kroki po założeniu działalności
Już w momencie rejestracji firmy, np. przez CEIDG, przedsiębiorca staje się płatnikiem składek i musi zgłosić się do ubezpieczeń w ZUS. To oznacza, że należy wybrać odpowiedni formularz zgłoszeniowy – w zależności od tego, z jakiej ulgi chce się skorzystać. W praktyce, dla większości nowych przedsiębiorców oznacza to wypełnienie formularza ZUS ZZA (jeśli wybierają „ulgę na start”) lub ZUS ZUA (w przypadku preferencyjnych składek, czy pełnego oskładkowania). Warto pamiętać, że składki ZUS dzielą się na dwa główne obszary – ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Społeczne obejmują składki emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz chorobowe (ta ostatnia jest dobrowolna). Ubezpieczenie zdrowotne jest obowiązkowe zawsze, niezależnie od korzystania z ulg. To odprowadzenie tej składki uprawnia do korzystania z publicznej opieki zdrowotnej.
Już na starcie należy także ustalić formę opodatkowania, która bezpośrednio wpływa na wysokość składki zdrowotnej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami w 2025 roku, osoby prowadzące działalność mogą wybrać zasady ogólne (skala podatkowa), podatek liniowy lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – każda z tych form wiąże się z innym sposobem wyliczania składki zdrowotnej. Ostateczna decyzja podatkowa może też warunkować możliwość korzystania z niektórych ulg.
Ulga na start – bezpieczny początek bez składek społecznych
Dla wielu osób rozpoczynających działalność gospodarczą, największym zaskoczeniem jest to, że nie od razu muszą płacić pełne składki ZUS. Pierwsze pół roku prowadzenia działalności może być objęte tzw. ulgą na start, która znacząco zmniejsza comiesięczne obciążenia. Z tej preferencji mogą skorzystać osoby, które po raz pierwszy zakładają działalność lub wracają do niej, po co najmniej 60 miesiącach przerwy. Jednak uwaga – warunkiem jest, by nie wykonywać działalności na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy w zakresie pokrywającym się z wcześniejszymi obowiązkami z umowy o pracę. To ograniczenie ma zapobiegać omijaniu przepisów prawa pracy.
W ramach ulgi na start przedsiębiorca przez 6 pełnych miesięcy kalendarzowych nie płaci żadnych składek na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy ani Fundusz Solidarnościowy. Obowiązkowa pozostaje jedynie składka zdrowotna. Jej wysokość zależy od formy opodatkowania i poziomu osiąganych przychodów lub dochodów. To bardzo korzystne rozwiązanie, które pozwala początkującemu przedsiębiorcy skoncentrować się na rozwoju firmy bez nadmiernego obciążenia finansowego. Warto jednak pamiętać, że w tym czasie nie nabywa się prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych – w praktyce oznacza to brak prawa do zasiłku chorobowego, macierzyńskiego czy emerytalnego.
Preferencyjne składki i Mały ZUS Plus – jak płacić mniej przez pierwsze lata?
Po zakończeniu ulgi na start (lub jeśli się z niej nie skorzystało), przedsiębiorca może przejść na tzw. preferencyjne składki ZUS, obowiązujące przez kolejne 24 miesiące. Jest to kolejny etap ulgowego traktowania nowych firm, pozwalający na płacenie znacznie niższych składek społecznych niż standardowo. W 2025 roku minimalna podstawa wymiaru tych składek to 1399,80 zł – co daje miesięczny koszt składek (bez dobrowolnego chorobowego) rzędu 408,60 zł. Preferencyjne składki również nie zwalniają z opłacania składki zdrowotnej, ale w tym okresie przedsiębiorca może już przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego – jeśli chce mieć prawo do zasiłków w razie choroby lub macierzyństwa.
Po zakończeniu dwuletniego okresu korzystania z preferencyjnych składek (czyli łącznie po 30 miesiącach prowadzenia działalności, licząc także ulgę na start), część przedsiębiorców może przejść na tzw. Mały ZUS Plus. To rozwiązanie przewidziane dla firm o rocznych przychodach nieprzekraczających 120 000 zł, które prowadziły działalność, przez co najmniej 60 dni w poprzednim roku. W ramach Małego ZUS Plus składki społeczne naliczane są proporcjonalnie do dochodu z poprzedniego roku, przy czym muszą mieścić się w widełkach między 1399,80 zł a 5203,80 zł podstawy. Wysokość miesięcznej składki jest więc zmienna i zależna od rzeczywistych zarobków przedsiębiorcy. To korzystne narzędzie dla tych, których działalność cechuje się umiarkowanymi lub sezonowymi dochodami.
Ważnym ograniczeniem jest jednak czas trwania – z Małego ZUS Plus można korzystać maksymalnie przez 36 miesięcy w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadzenia firmy. Po wyczerpaniu tego okresu wraca się do pełnego oskładkowania, niezależnie od dochodów.
Składka zdrowotna i formalności – co musisz wiedzieć, by nie popełnić błędu?
Składka zdrowotna wciąż pozostaje jednym z najbardziej skomplikowanych elementów systemu ubezpieczeń w Polsce. Jej wysokość zależy od formy opodatkowania i – w przypadku zasad ogólnych – jest liczona, jako 9% dochodu. W 2025 roku minimalna składka zdrowotna wynosi:
- dla skali podatkowej i podatku liniowego – wartość zależna od dochodu (nie mniej jednak niż minimalna ustawowa),
- dla ryczałtu – stawka zryczałtowana w trzech progach, zależna od przychodu (do 60 tys. zł, od 60 do 300 tys. zł, powyżej 300 tys. zł).
Bez względu na to, z jakiej ulgi ZUS korzysta przedsiębiorca, składkę zdrowotną musi opłacać zawsze. Termin płatności przypada na 20. dzień każdego miesiąca, a opóźnienia mogą skutkować naliczeniem odsetek lub nawet utratą prawa do świadczeń zdrowotnych.
Dodatkowo, co miesiąc należy składać odpowiednią deklarację rozliczeniową do ZUS (ZUS DRA lub ZUS RCA) – nawet, jeśli w danym okresie nie uzyskano żadnego przychodu. Zaniedbanie tej formalności może skutkować poważnymi problemami w przyszłości, w tym zaległościami lub błędnym naliczeniem składek.
Wejście w świat przedsiębiorczości to duży krok i choć nie brakuje wyzwań, to z odpowiednią wiedzą można zminimalizować ryzyko błędów. Znajomość zasad rozliczeń z ZUS, korzystanie z przysługujących ulg i pilnowanie terminów pozwala skupić się na tym, co najważniejsze – rozwoju firmy. Dobrze przemyślana strategia opłacania składek może nie tylko odciążyć budżet na starcie, ale też zapewnić poczucie bezpieczeństwa i uporządkowania. W razie wątpliwości zawsze warto skorzystać z pomocy specjalistów – księgowych lub doradca podatkowy Rzeszów. Zespół Optymalni pozostaje do Twojej dyspozycji – pomożemy przejść przez formalności, zaplanować najlepsze rozwiązania i znaleźć optymalną drogę rozwoju Twojej działalności.
