Świadczenie usług medycznych to bez wątpienia jedna z najbardziej odpowiedzialnych i wymagających form działalności gospodarczej. Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z niewielkim gabinetem lekarskim, czy dużą placówką medyczną działającą w ramach kontraktu z NFZ, za każdą z nich stoi konieczność prowadzenia precyzyjnej, zgodnej z przepisami i dostosowanej do specyfiki branży ewidencji finansowej. Księgowość podmiotów medycznych to dziedzina, która łączy w sobie elementy klasycznej rachunkowości z licznymi regulacjami właściwymi wyłącznie dla sektora ochrony zdrowia. Jako eksperci biura rachunkowego Optymalni Rzeszów przybliżymy, na co zwrócić szczególną uwagę prowadząc księgowość w jednostkach medycznych. Wskazujemy najczęstsze wyzwania, obowiązki oraz dobre praktyki, które pomogą zachować porządek, minimalizować ryzyko błędów i efektywnie zarządzać finansami placówki.
Forma prawna a obowiązki księgowe
Pierwszym i zarazem decydującym krokiem w organizacji księgowości jednostki medycznej jest wybór formy działalności. Praktyka zawodowa lekarza różni się znacząco od funkcjonowania podmiotu leczniczego prowadzonego np. w formie spółki z o.o. Różnice te przekładają się nie tylko na sposób opodatkowania, ale również na zakres i formę prowadzenia ewidencji rachunkowej. Praktyka zawodowa prowadzona przez lekarza, pielęgniarkę, fizjoterapeutę czy diagnostę laboratoryjnego może funkcjonować jako jednoosobowa działalność gospodarcza lub w ramach spółki cywilnej, jawnej bądź partnerskiej. W takich przypadkach dopuszczalne są uproszczone formy księgowości, jak np. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, pod warunkiem nieprzekroczenia limitów przychodów.
Podmioty lecznicze, prowadzące działalność w formach kapitałowych, takich jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjna czy komandytowa, zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości. Co więcej, nie tylko forma prawna, ale również wysokość przychodów może zobligować podmiot do przejścia na księgi rachunkowe. Obowiązek taki powstaje po przekroczeniu rocznego progu dwóch milionów euro (według średniego kursu NBP). Zmiana ta niesie za sobą konieczność szczegółowego raportowania, kalkulacji kosztów oraz sprawozdawczości finansowej zgodnej z ustawą o rachunkowości.
Przychody i koszty – specyfika ewidencji finansowej w sektorze medycznym
Księgowość podmiotów medycznych wymaga ujęcia bardzo zróżnicowanych źródeł przychodów. Oprócz typowych świadczeń zdrowotnych finansowanych przez Narodowy Fundusz Zdrowia, placówki mogą uzyskiwać dochody z usług komercyjnych, prywatnych ubezpieczeń zdrowotnych, wynajmu powierzchni, a także sprzedaży produktów medycznych, np. leków czy materiałów diagnostycznych. Tym, co wyróżnia branżę medyczną, jest również sposób generowania kosztów. Wynagrodzenia personelu medycznego, których struktura może obejmować nie tylko etaty, ale też kontrakty menedżerskie i umowy cywilnoprawne, to tylko jedna z kategorii. Do tego dochodzą wydatki na zakup leków, materiałów jednorazowego użytku, sprzętu specjalistycznego, a także utrzymanie zaplecza lokalowego, systemów informatycznych i obowiązkowych szkoleń.
Standard rachunku kosztów
Jednym z elementów, który wyraźnie odróżnia księgowość podmiotów medycznych od innych branż, jest obowiązek stosowania tzw. standardu rachunku kosztów. To wytyczne opracowane przez Ministerstwo Zdrowia, które służą do klasyfikowania, ewidencjonowania i kalkulowania kosztów świadczeń zdrowotnych, szczególnie w kontekście rozliczeń z NFZ. Standard ten zobowiązuje do precyzyjnego przyporządkowania kosztów według rodzaju oraz miejsca ich powstawania, np. konkretnych oddziałów, poradni lub gabinetów, co na pełną transparentność wobec płatnika publicznego. Podmioty, które wdrażają standard rachunku kosztów w sposób prawidłowy, zyskują możliwość lepszej kontroli nad finansami, wykrywania obszarów generujących nadmierne wydatki, a także racjonalnego planowania budżetu. Co więcej, zgodność ze standardem wpływa pozytywnie na procesy kontrolne i minimalizuje ryzyko sporów z NFZ.
Kwestie podatkowe i RODO
Prowadzenie księgowości w jednostkach medycznych wiąże się nie tylko z obowiązkami ewidencyjnymi, ale także z koniecznością przestrzegania przepisów prawa podatkowego, medycznego i o ochronie danych osobowych. Szczególnym wyzwaniem jest tu obsługa podatku VAT, który w przypadku świadczeń zdrowotnych często jest zwolniony, ale nie zawsze. Usługi komercyjne, sprzedaż towarów czy wynajem mogą podlegać opodatkowaniu – każda sytuacja wymaga indywidualnej analizy. Nie można pominąć również obowiązków wynikających z RODO. Placówki medyczne przetwarzają dane wrażliwe, a każda nieprawidłowość w zakresie ich ochrony może skutkować nie tylko wysokimi karami, ale też utratą zaufania pacjentów. Biuro rachunkowe, które obsługuje placówkę medyczną, powinno zatem stosować procedury zapewniające bezpieczeństwo i poufność danych.
Prawidłowo prowadzona księgowość podmiotów medycznych to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale przede wszystkim warunek stabilności finansowej, efektywnego zarządzania oraz bezpieczeństwa prawnego. W przypadku podmiotów medycznych, istotną korzyścią jest współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym. Zapewnia to nie tylko ciągłość obsługi, ale również dostęp do wiedzy specjalistycznej, która w przypadku sektora medycznego jest nieodzowna. Jako Optymalni, dzięki wieloletniemu doświadczeniu i indywidualnemu podejściu do każdego klienta, jesteśmy w stanie zapewnić nie tylko zgodność z przepisami, ale także realne wsparcie w codziennym prowadzeniu działalności.
