Pojęcie kontroli podatkowej wywołuje wśród przedsiębiorców skrajne emocje – od niepokoju, przez niepewność, aż po zwykły stres operacyjny. Nic dziwnego – w końcu w grę wchodzi bezpośrednia konfrontacja z fiskusem, który sprawdza, czy firma należycie wywiązuje się z obowiązków nałożonych przez prawo podatkowe. Tymczasem odpowiednio wcześnie podjęte działania i dobra znajomość procedur mogą nie tylko zminimalizować ryzyko błędów, ale i skutecznie uspokoić atmosferę towarzyszącą takim czynnościom. Poniżej, jako eksperci z kancelarii podatkowej Optymalni Rzeszów, wyjaśniamy, na czym polega kontrola podatkowa i co zrobić, by podejść do niej z profesjonalnym spokojem.
Charakter i tryb kontroli podatkowej – co warto wiedzieć?
Podstawą prawną prowadzenia kontroli podatkowej mogą być różne ustawy – w zależności od rodzaju działalności i celu samej kontroli. Ustawa Prawo przedsiębiorców, Ordynacja podatkowa czy też ustawa o Krajowej Administracji Skarbowej wyznaczają ramy formalne oraz zakres kompetencji organów kontrolnych. Typowa kontrola podatkowa opiera się na przepisach Ordynacji podatkowej i dotyczy zgodności rozliczeń z przepisami prawa. Najczęściej fiskus weryfikuje podatek VAT, CIT, PIT lub składki ZUS. Przedsiębiorcy powinni jednak pamiętać, że kontrola może mieć też charakter doraźny, niezapowiedziany, np. w przypadku podejrzenia o prowadzenie nieujawnionej działalności, wyłudzeń VAT czy błędów w rozliczeniach za określony okres.
Co istotne, kontrola może być zapowiedziana i wszczęta na podstawie zawiadomienia, które podatnik powinien otrzymać z wyprzedzeniem minimum 7 dni przed jej rozpoczęciem. W zawiadomieniu znajdują się kluczowe informacje, takie jak zakres kontroli, wskazanie okresu objętego analizą oraz pouczenie o prawie do złożenia korekty deklaracji. To ostatnie może stanowić ostatni moment, by naprawić wcześniej popełnione błędy. W praktyce jednak nie zawsze organ kontrolujący ma obowiązek poinformowania przedsiębiorcy o planowanej wizycie. Jeśli zachodzą przesłanki wskazane w ustawie, np. podejrzenie przestępstwa skarbowego czy zwrot VAT na znaczne kwoty, kontrola może być przeprowadzona „z zaskoczenia”. W takim przypadku przedsiębiorca nie tylko nie otrzyma zawiadomienia, ale również nie będzie miał czasu na przygotowanie się. Stąd tak ważne jest stałe utrzymywanie porządku w dokumentacji i regularna współpraca z doradcą podatkowym.
Przygotowanie dokumentacji i wewnętrzna organizacja
Dobrze przeprowadzona kontrola podatkowa zaczyna się długo przed jej formalnym wszczęciem. Fundamentem bezpieczeństwa podatkowego jest uporządkowana dokumentacja – zarówno księgowa, jak i formalno-prawna. Po otrzymaniu zawiadomienia o planowanej kontroli warto niezwłocznie przeanalizować zakres wskazany przez organ podatkowy. Wiemy wtedy, jaki podatek oraz jaki okres rozliczeniowy będą przedmiotem badania. To idealny moment, by skompletować odpowiednie deklaracje, faktury, ewidencje, dowody księgowe oraz inne dokumenty. Ważne jest, by dokumenty były nie tylko kompletne, ale i spójne logicznie. Niejednokrotnie błędy wynikają z prostych pomyłek księgowych, które można zawczasu skorygować poprzez korekty deklaracji.
Dodatkowo warto zadbać o informację wewnętrzną. Pracownicy, zwłaszcza ci z działu księgowości, powinni być uprzedzeni o planowanej kontroli i przygotowani na ewentualne pytania ze strony kontrolujących. Zdolność do spójnego, spokojnego i rzeczowego odpowiadania na pytania może zaważyć na jakości współpracy z urzędnikami i przebiegu całego postępowania.
Rola pełnomocnika i prawa podatnika podczas kontroli
Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że w kontroli nie muszą brać udziału osobiście. Mają bowiem prawo do ustanowienia pełnomocnika – może to być pracownik firmy, zewnętrzny księgowy lub doradca podatkowy. To rozwiązanie praktyczne, szczególnie jeśli właściciel firmy nie czuje się na siłach, by bezpośrednio odpowiadać na pytania fiskusa. Ustanowienie pełnomocnika należy zgłosić oficjalnie, zazwyczaj na formularzu UPL-1 lub specjalnym druku dotyczącym kontroli. W przypadku większych firm warto już na etapie przygotowań wskazać konkretną osobę odpowiedzialną za współpracę z organami podatkowymi.
Podczas trwania kontroli przedsiębiorcy przysługują też jasno określone prawa. Należą do nich m.in. prawo do udziału w czynnościach kontrolnych, składania zastrzeżeń do protokołu, odmowy udostępnienia dokumentów niezwiązanych z zakresem kontroli, a także możliwość wniesienia sprzeciwu w przypadku naruszenia zasad prowadzenia kontroli. Nie mniej ważna jest świadomość, że organ kontrolny ma obowiązek trzymania się ściśle wyznaczonego zakresu, zarówno co do rodzaju podatku, jak i okresu rozliczeniowego. Jeśli urzędnicy próbują wyjść poza ustalony wcześniej zakres, podatnik ma prawo żądać wyjaśnienia i – jeśli zajdzie taka potrzeba – złożyć sprzeciw, który wstrzyma kontrolę do czasu jego rozpatrzenia.
Kontrola podatkowa, choć dla wielu firm stanowi źródło stresu, w rzeczywistości nie musi wiązać się z dramatycznymi konsekwencjami – o ile odpowiednio się do niej przygotujemy. Kluczem do sukcesu jest stała dbałość o porządek w dokumentach, zrozumienie procedur oraz współpraca z doświadczonymi doradcami podatkowymi. W kancelarii Optymalni Rzeszów wielokrotnie wspieraliśmy naszych klientów w trakcie kontroli i wiemy, że odpowiednie przygotowanie może diametralnie zmienić przebieg i wynik całego postępowania. Zamiast działać pod presją czasu, warto zadbać o gotowość już dziś i mieć kontrolę nad… kontrolą.
