W prowadzeniu działalności gospodarczej jednym z filarów bezpieczeństwa prawnego i finansowego jest prawidłowe przechowywanie dokumentów. Od faktur i deklaracji podatkowych, po akta osobowe pracowników – każda firma jest zobowiązana do zachowania określonych dokumentów przez ściśle określony czas. Zasady te wynikają wprost z przepisów prawa i mają zapewnić możliwość kontroli, rozliczeń oraz ochrony interesów zarówno przedsiębiorcy, jak i jego kontrahentów czy pracowników. Właściwa archiwizacja to jednak nie tylko spełnienie formalnego obowiązku – to także element porządku organizacyjnego, który ułatwia codzienną pracę i minimalizuje ryzyko strat w przypadku awarii, kradzieży lub sporu sądowego.
Okresy przechowywania dokumentów firmowych w praktyce
Prawo precyzyjnie określa okresy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów. W przypadku dokumentów księgowych i podatkowych, takich jak faktury, księgi rachunkowe czy ewidencje VAT, minimalny okres wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że dokumentacja za 2024 rok może zostać zniszczona dopiero w 2030 roku.
Dokumentacja kadrowa i płacowa ma swoje specyficzne regulacje. Jeśli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 r., akta osobowe i listy płac należy przechowywać aż przez 50 lat. W przypadku zatrudnienia po tej dacie, okres ten skrócono do 10 lat, jednak wymóg ten jest nadal istotny, ponieważ brak odpowiednich dokumentów może uniemożliwić pracownikowi udowodnienie okresów składkowych, czy prawa do świadczeń.
Osobną kategorię stanowią dokumenty związane z ochroną danych osobowych. Zgodnie z RODO, należy je przechowywać przez czas niezbędny do wykazania zgodności z przepisami – najczęściej jest to 5 lat, ale czas ten może ulec wydłużeniu, w zależności od charakteru przetwarzania danych.
Formy przechowywania – tradycja i nowoczesność
Przepisy pozwalają na przechowywanie dokumentów zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej – o ile spełnione są określone warunki. Dokumenty papierowe wymagają odpowiednich warunków magazynowania. Powinny być chronione przed wilgocią, ogniem, światłem i dostępem osób nieuprawnionych. Najlepszym rozwiązaniem są zamykane szafy, pomieszczenia archiwalne lub sejfy, w których dokumentacja jest uporządkowana według przyjętego systemu, co umożliwia szybkie odnalezienie potrzebnych akt.
Coraz więcej firm decyduje się na formę elektroniczną, która pozwala na oszczędność miejsca i ułatwia dostęp do dokumentów. W tym przypadku kluczowe jest zapewnienie ich integralności (brak możliwości nieuprawnionej zmiany treści) oraz czytelności przez cały okres przechowywania. Ważne jest też regularne wykonywanie kopii zapasowych, przechowywanych w bezpiecznym miejscu, aby w razie awarii lub cyberataku móc szybko odtworzyć dane.
Bezpieczeństwo i obowiązki przedsiębiorcy
Niezależnie od formy przechowywania, przedsiębiorca jest zobowiązany do zapewnienia bezpieczeństwa dokumentacji. Oznacza to konieczność ochrony przed zniszczeniem, utratą czy dostępem osób nieuprawnionych. Szczególnie rygorystyczne są tu przepisy o ochronie danych osobowych – ich naruszenie może wiązać się z wysokimi karami finansowymi i utratą reputacji. Po upływie obowiązkowego okresu przechowywania dokumenty można zniszczyć, jednak musi to być proces bezpieczny. W przypadku dokumentów papierowych zalecane jest używanie niszczarek o wysokim stopniu tajności, a przy danych elektronicznych – bezpowrotne usuwanie plików z nośników. Podczas kontroli, np. skarbowej lub ZUS, przedsiębiorca musi mieć możliwość szybkiego udostępnienia wymaganych dokumentów. Brak odpowiedniej dokumentacji lub jej nieczytelność może zostać potraktowana jako naruszenie przepisów, co wiąże się z sankcjami administracyjnymi i karnymi.
Przechowywanie dokumentów firmowych zgodnie z prawem to proces wymagający wiedzy, dyscypliny i odpowiednich narzędzi. Obejmuje on zarówno znajomość okresów archiwizacji, jak i umiejętność zapewnienia dokumentom bezpieczeństwa – niezależnie od tego, czy są w formie papierowej, czy elektronicznej. Jako Optymalni wiemy, jak istotna jest prawidłowa archiwizacja. Dlatego w ramach obsługi księgowej, kadrowej i płacowej nie tylko prowadzimy dokumentację zgodnie z obowiązującymi przepisami, ale również dbamy o jej bezpieczne przechowywanie. Dzięki temu nasi Klienci mogą skupić się na rozwoju biznesu, mając pewność, że ich dokumenty są w dobrych rękach.
