Zatrudnienie nowego pracownika to nie tylko kwestia znalezienia odpowiedniego kandydata – równie istotne jest ustalenie formy współpracy. Wybór odpowiedniego rodzaju umowy wpływa nie tylko na zakres obowiązków pracodawcy, ale także na poziom ochrony przysługującej pracownikowi. Decyzja ta powinna być dobrze przemyślana, ponieważ determinuje koszty, elastyczność organizacyjną i stabilność zatrudnienia. Polski system prawny przewiduje kilka podstawowych form, a każda z nich ma swoje zalety, ograniczenia oraz konkretne zastosowanie. Poniżej omawiamy najważniejsze z nich i podpowiadamy, kiedy warto z której skorzystać.
Umowa o pracę – stabilny fundament zatrudnienia
Najczęściej stosowaną i najlepiej znaną formą zatrudnienia jest umowa o pracę. To właśnie ona daje pracownikowi najszerszy zakres ochrony prawnej, gwarantując m.in. dostęp do urlopu wypoczynkowego, zasiłku chorobowego, bezpiecznych warunków pracy czy odprawy w razie zwolnienia. Jest to również jedyna forma, która tworzy tzw. stosunek pracy, a więc więź zawodową, w której pracownik wykonuje obowiązki pod kierownictwem pracodawcy, w określonym miejscu i czasie. Dla przedsiębiorcy zawarcie takiej umowy wiąże się z koniecznością ponoszenia dodatkowych kosztów, w tym składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W 2025 roku minimalne wynagrodzenie brutto to 4666 zł, co po doliczeniu kosztów pracodawcy przekłada się na kwotę ponad 5 100 zł miesięcznie. Należy także pamiętać o konieczności prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz przestrzegania przepisów Kodeksu pracy dotyczących zwolnień, urlopów czy czasu pracy.
Umowa o pracę może zostać zawarta na czas próbny, określony, nieokreślony lub – w wyjątkowych przypadkach – na zastępstwo. Wybór rodzaju zależy od charakteru stanowiska, planowanego czasu współpracy oraz specyfiki działalności. To najbardziej formalna i zarazem najbardziej stabilna forma zatrudnienia, której zalety są szczególnie odczuwalne w przypadku długoterminowych relacji zawodowych.
Umowy cywilnoprawne – więcej elastyczności
Dla wielu przedsiębiorców alternatywą są tzw. umowy cywilnoprawne, regulowane przez Kodeks cywilny. Najczęściej wykorzystywane to umowa zlecenie i umowa o dzieło. Obie pozwalają na bardziej elastyczne kształtowanie warunków współpracy i są atrakcyjne pod względem kosztowym, jednak nie tworzą stosunku pracy i nie dają pracownikowi takich samych przywilejów jak umowa o pracę.
Umowa zlecenie sprawdzi się tam, gdzie istotne jest wykonywanie konkretnych czynności, a nie uzyskanie rezultatu. Zleceniobiorca może samodzielnie ustalać sposób realizacji zadań, a strony mają dużą swobodę w ustalaniu warunków współpracy. Od 2017 roku każda umowa zlecenia musi zapewniać minimalną stawkę godzinową, a wynagrodzenie podlega obowiązkowym składkom ZUS (do wysokości minimalnego wynagrodzenia), co wpływa na całkowity koszt takiej umowy. Umowa o dzieło, z kolei, to idealne rozwiązanie w przypadku jednorazowych projektów, gdzie najważniejszy jest konkretny efekt, np. napisanie artykułu, stworzenie grafiki czy przygotowanie projektu wnętrza. Umowa ta nie podlega obowiązkowemu oskładkowaniu (z wyjątkiem dzieła zawartego z własnym pracownikiem), co czyni ją bardzo atrakcyjną finansowo. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności – wykonane dzieło musi być jednoznacznie zdefiniowane, a jego rezultat mierzalny.
Obie formy – mimo niższych kosztów – nie gwarantują pracownikowi świadczeń socjalnych, a ich nadużywanie w przypadkach spełniających przesłanki stosunku pracy może być zakwestionowane przez inspekcję pracy lub ZUS.
B2B – nowoczesna forma współpracy z przedsiębiorcą
Coraz popularniejszym rozwiązaniem, zwłaszcza w sektorze usług, technologii i doradztwa, jest model B2B, czyli współpraca między dwoma firmami. W tym układzie potencjalny pracownik zakłada własną działalność gospodarczą i świadczy usługi na rzecz firmy na podstawie umowy o współpracy. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie dla pracodawcy, gdyż odpadają składki ZUS, obowiązki wynikające z Kodeksu pracy, a sam koszt wynagrodzenia często sprowadza się do comiesięcznej faktury. Dla samozatrudnionego to również atrakcyjna opcja – większe dochody, możliwość wyboru formy opodatkowania (np. ryczałt ewidencjonowany), elastyczność organizacyjna i kontrola nad czasem pracy. Z drugiej strony – brak prawa do płatnego urlopu, zasiłku chorobowego czy ochrony przed zwolnieniem sprawia, że ten model nie jest odpowiedni dla każdego. Warto także pamiętać, że B2B nie może stanowić fikcji – jeżeli relacja między stronami przypomina stosunek pracy, urząd skarbowy lub ZUS może zakwestionować taką współpracę.
Każda forma zatrudnienia ma swoje mocne i słabe strony. Umowa o pracę daje największą ochronę pracownikowi, ale wiąże się z wyższymi kosztami po stronie pracodawcy. Umowy cywilnoprawne zapewniają większą elastyczność, lecz ograniczają prawa osób wykonujących pracę. Model B2B to nowoczesna forma współpracy oparta na partnerstwie i zaufaniu, ale wymaga większej odpowiedzialności po stronie samozatrudnionego. Wybór odpowiedniej formy powinien uwzględniać nie tylko aspekt finansowy, ale przede wszystkim realia konkretnego stanowiska, potrzeby organizacyjne firmy oraz oczekiwania kandydata.
Jeśli jako pracodawca zastanawiasz się, jaka forma współpracy będzie najkorzystniejsza dla Twojej firmy – skonsultuj się z doradcą podatkowym. W biurze doradczo-księgowym Optymalni Rzeszów pomagamy dobrać formę zatrudnienia, która będzie bezpieczna, zgodna z przepisami i zoptymalizowana pod kątem kosztów, jak również przygotowujemy odpowiednią dokumentację, zapewniając kompleksowe wsparcie na każdym etapie procesu zatrudnienia.
