Posiadanie dwóch samochodów w jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) nie jest już rzadkością i co ważniejsze – nie jest automatycznie traktowane, jako przejaw zbytku. Coraz częściej stanowi racjonalne, ekonomiczne rozwiązanie. Kiedy dwa auta to uzasadniony koszt, a nie luksus? Wyjaśniamy.
Praktyczne potrzeby zamiast luksusu – kiedy dwa auta mają sens?
Wieloletnia praktyka pokazuje, że polscy przedsiębiorcy coraz częściej stają przed dylematem, czy inwestycja w drugi samochód firmowy jest uzasadniona, czy może wzbudzi wątpliwości ze strony organów podatkowych? Jeszcze kilka lat temu fiskus mógł patrzeć na takie decyzje podejrzliwie – dzisiaj podejście to uległo wyraźnej zmianie. Kluczowe znaczenie ma zasadność biznesowa. Oznacza to, że przedsiębiorca ma prawo decydować o środkach niezbędnych do prowadzenia działalności, o ile potrafi logicznie uzasadnić swoje decyzje. Przykładowo – architekt, który codziennie przemieszcza się między budowami, biurem i klientami, może potrzebować pojazdu typowo użytkowego do zadań terenowych oraz drugiego – reprezentacyjnego – do spotkań biznesowych. Z kolei właściciel firmy usługowej działającej na dużym obszarze może korzystać z jednego samochodu na trasy miejskie, a drugiego na dalsze wyjazdy – każdy pojazd pełni inną funkcję i ma swoje ekonomiczne uzasadnienie.
Fiskus nie może kwestionować tych decyzji, o ile są poparte konkretnymi argumentami i dokumentami. Coraz więcej interpretacji indywidualnych potwierdza, że różne potrzeby biznesowe mogą wymagać posiadania więcej niż jednego pojazdu i nie stanowi to podstawy do uznania takiego działania za przejaw nieuzasadnionego przepychu. Warto też pamiętać o aspekcie praktycznym – samochód rezerwowy na wypadek awarii, serwisowania czy różnic w sposobie użytkowania to nie fanaberia, a racjonalne zabezpieczenie działalności firmy.
Co mówi prawo? Brak limitu aut w JDG
Z perspektywy przepisów podatkowych, nie istnieje żaden formalny limit liczby samochodów, jakie może posiadać jednoosobowa działalność gospodarcza. Ani ustawa o PIT, ani inne akty prawne nie wskazują górnej granicy – nie ma też przepisu, który nakazywałby uzasadniać posiadanie tylko jednego auta. Wszystko sprowadza się do ogólnej zasady wynikającej z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, która mówi o tym, że koszty uzyskania przychodów to wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Oznacza to, że jeśli wydatek, np. zakup drugiego samochodu, ma bezpośredni związek z działalnością i można to udowodnić, to nie powinien budzić zastrzeżeń urzędników skarbowych.
W praktyce, decydujące znaczenie ma rzetelność dokumentacji i logiczne uzasadnienie – nie sama liczba pojazdów, ale to, w jaki sposób są wykorzystywane w działalności. Przykłady zastosowań obejmują m.in. działalności transportowe, usługi mobilne, doradztwo z dojazdami, a nawet firmy produkcyjne lub handlowe z wieloma punktami dostaw.
Koszty, VAT i amortyzacja – jak prawidłowo rozliczyć dwa pojazdy?
Z formalnego punktu widzenia, każdy samochód w JDG rozlicza się osobno, zarówno pod kątem podatku dochodowego, jak i VAT. I tutaj właśnie pojawia się klucz do prawidłowego zaksięgowania dwóch pojazdów – stosowanie odpowiednich zasad rozliczeń. Jeśli pojazd jest wykorzystywany w sposób mieszany, czyli służy zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, możliwe jest odliczenie 50% VAT oraz ujęcie 75% kosztów eksploatacyjnych (paliwo, serwis, części itp.), jako kosztów uzyskania przychodu.
Aby rozliczać 100% VAT i 100% kosztów, niezbędne jest wykazanie, że samochód służy wyłącznie działalności gospodarczej. Wymaga to m.in. zgłoszenia pojazdu na formularzu VAT-26 oraz prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu – tzw. kilometrówki VAT. Dla wielu przedsiębiorców jest to rozwiązanie bardziej czasochłonne, ale jednocześnie przynosi wyższe korzyści podatkowe.
W przypadku zakupu lub leasingu samochodu warto również pamiętać o limitach amortyzacyjnych. Dla pojazdów spalinowych i hybrydowych obowiązuje limit 150 000 zł, natomiast dla elektrycznych – 225 000 zł. Oznacza to, że jeśli pojazd jest droższy, koszty w części przekraczającej limit nie mogą być odliczone. Dotyczy to zarówno amortyzacji, jak i leasingu (część kapitałowa raty) oraz ubezpieczenia AC. Co ważne, ubezpieczenie OC nie podlega limitom i może być w pełni zaliczone do kosztów, podobnie jak odsetki od leasingu.
W przypadku dwóch aut, wszystkie powyższe zasady stosuje się indywidualnie dla każdego z nich. Oznacza to, że jeden samochód może być rozliczany jako użytkowany wyłącznie służbowo (100% VAT i kosztów), a drugi jako wykorzystywany mieszanie (50% VAT i 75% kosztów eksploatacyjnych).
W świetle obowiązujących przepisów i praktyki podatkowej, posiadanie dwóch samochodów w jednoosobowej działalności gospodarczej może być całkowicie uzasadnione – pod warunkiem, że przedsiębiorca potrafi logicznie wykazać potrzebę ich użytkowania. Jeśli planujesz zakup drugiego pojazdu do JDG i masz wątpliwości dotyczące zasadności ich posiadania, skontaktuj się z nami – jako Optymalni pomożemy Ci je rozwiać oraz zajmiemy się kompleksowym prowadzeniem dokumentacji związanej z Twoją działalnością gospodarczą, by wszystko było przejrzyste i zgodne z obowiązującym prawem.
