Rok 2026 przyniesie jedną z największych zmian w historii polskiej księgowości – fakturowanie zostanie na stałe przeniesione do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To moment, który wymaga nie tylko przygotowania technicznego, ale przede wszystkim zrozumienia nowych zasad, ich konsekwencji oraz wpływu na codzienną pracę działów finansowych, biur rachunkowych i samych przedsiębiorców. Choć na pierwszy rzut oka cyfryzacja faktur może wydawać się prostym unowocześnieniem, dopiero praktyka pokazuje, jak wiele procesów trzeba uporządkować, aby wystawianie i korygowanie dokumentów przebiegało bez zakłóceń. W tym artykule przyjrzymy się, jak od 2026 roku będziemy korygować faktury w KSeF, jakie korzyści i wyzwania niesie ze sobą standaryzacja tego procesu oraz dlaczego odpowiednio przygotowana, dobrze zorganizowana księgowość będzie kluczowa dla bezproblemowego funkcjonowania firm w nowej rzeczywistości.
Od kiedy obowiązek KSeF i co to oznacza dla korekt?
Punktem wyjścia jest harmonogram wejścia w życie obowiązkowego KSeF. Zgodnie z aktualnymi przepisami i komunikatami Ministerstwa Finansów, od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla podatników, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r., obowiązek obejmie pozostałych podatników, w tym także podmioty zwolnione podmiotowo i przedmiotowo z VAT. To oznacza, że w 2026 roku większość obrotu gospodarczego w Polsce będzie fakturowana w KSeF, a wraz z tym – również korygowana.
Kluczowa zasada jest prosta, ale bardzo ważna – jeśli faktura pierwotna została wystawiona w KSeF, faktura korygująca również musi zostać wystawiona w KSeF. Nie ma tu znaczenia, czy nabywca jest krajowy, czy zagraniczny, gdyż w systemie będą rejestrowane zarówno transakcje krajowe, jak i te z kontrahentami z UE i spoza UE. W praktyce oznacza to, że od momentu wejścia obowiązku KSeF, cała „historia” faktury – od dokumentu pierwotnego po wszystkie korekty – będzie spięta jednym systemem. Dla organów podatkowych to ogromne ułatwienie analityczne, dla przedsiębiorców większa przejrzystość, ale też konieczność zadbania o spójność danych, procedur i uprawnień w firmie.
To również poważne wyzwanie dla takich obszarów jak pełna księgowość, księgowość dla firm czy księgowość podmiotów publicznych, gdzie liczba dokumentów i złożoność rozliczeń są największe.
Korekty „in minus” – automatyka zamiast gromadzenia potwierdzeń
Najbardziej odczuwalną dla przedsiębiorców zmianą będzie sposób rozliczania korekt „in minus”, czyli takich, które zmniejszają podstawę opodatkowania i kwotę VAT należnego. Dotychczas sprzedawca musiał gromadzić dokumenty potwierdzające uzgodnienie korekty z nabywcą, często czekał na potwierdzenia mailowe lub papierowe, a moment obniżenia VAT bywał niejednoznaczny. W nowych zasadach powiązanych z KSeF ciężar dowodu przesuwa się na system. Sprzedawca będzie mógł obniżyć podstawę opodatkowania i VAT należny w momencie wystawienia faktury korygującej w KSeF, rozumianym jako data nadania jej numeru identyfikującego KSeF. To właśnie ten numer jest dowodem, że dokument został „dostarczony” nabywcy. Nie jest potrzebne dodatkowe potwierdzenie odbioru ani osobna dokumentacja uzgodnienia warunków korekty.
Dla wielu firm będzie to odczuwalne ułatwienie – zniknie problem „blokujących się” korekt, które czekają na akceptację kontrahenta, znacząco uporządkuje się moment ujęcia korekty w ewidencji VAT, a także poprawi się płynność finansowa, ponieważ przedsiębiorstwo będzie mogło szybciej rozliczyć obniżenia VAT. Z punktu widzenia pełnej księgowości oznacza to konieczność dopilnowania, aby system księgowy oraz procesy w biurze rachunkowym uwzględniały datę nadania numeru KSeF jako kluczową dla rozliczenia korekty. W szczególności w większych organizacjach, korzystających z rozbudowanych systemów ERP, niezbędne będzie odpowiednie mapowanie pól, integracja systemów oraz dostosowanie procedur tak, aby nowe zasady rozliczania korekt były automatycznie odzwierciedlane w ewidencji księgowej.
Standard FA(3), koniec anulowania i not korygujących – większa odpowiedzialność sprzedawcy
W 2026 roku korekty faktur będziemy wystawiać w oparciu o nowy schemat FA(3) – jest to aktualna struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej. Obejmuje ona również dane potrzebne do wystawienia faktury korygującej. Istotne jest to, że faktura korygująca w FA(3) co do zasady nie wymaga już przepisywania kwot sprzed korekty i po korekcie. W wielu przypadkach wystarczy podać samą kwotę różnicy, czyli tego, o ile zmienia się podstawa opodatkowania i VAT. Takie podejście jest zgodne z przepisami ustawy o VAT, które dopuszczają wskazanie wyłącznie wartości zmiany. Z perspektywy praktycznej faktury korygujące staną się czytelniejsze, prostsze w analizie i bardziej „przyjazne” dla automatyzacji księgowania.
Jednocześnie w KSeF obowiązuje zasada – faktura raz przyjęta do systemu nie może zostać anulowana. Jeśli dokument otrzyma numer KSeF, nie da się go „wycofać”. Każdy błąd – zarówno kwotowy, jak i merytoryczny czy formalny – wymaga wystawienia faktury korygującej. To wymusza dużo większą uważność na etapie wystawiania faktur pierwotnych oraz lepszą kontrolę danych w systemie.
Druga ważna zmiana to koniec not korygujących wystawianych przez nabywcę. W nowym modelu cała odpowiedzialność za poprawienie faktury spoczywa na sprzedawcy – to on wystawia fakturę korygującą, gdy pojawi się błąd. Nabywca może zgłosić nieprawidłowość, ale nie skoryguje jej samodzielnie dokumentem księgowym. Dla takich obszarów jak księgowość podmiotów publicznych będzie to oznaczać konieczność zbudowania mechanizmów komunikacji z kontrahentami oraz wyraźnego opisania procesu zgłaszania i obsługi błędów. W sektorze publicznym, gdzie obowiązują dodatkowe regulacje i rozbudowane procedury, pozornie drobna korekta w KSeF może stać się długim procesem, jeśli nie zostanie odpowiednio zaplanowana.
To kolejny argument, aby traktować wdrożenie KSeF dla średnich i dużych dla firm jako projekt strategiczny, najlepiej z udziałem partnera zewnętrznego. Zespół Optymalni, obsługujący na co dzień księgowość dla firm oraz księgowość podmiotów publicznych, może pomóc w opracowaniu standardów wystawiania faktur, checklist kontrolnych oraz scenariuszy korekt, tak by sprzedawcy byli przygotowani na funkcjonowanie na nowych zasadach bez zbędnych pomyłek.
