Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa od lat zmiana w obiegu faktur w Polsce. Ma porządkować procesy, ograniczać nadużycia i przyspieszać rozliczenia. Jednocześnie rodzi pytania – kogo obowiązek korzystania z KSeF obejmie od razu, kto zyska czas na przygotowanie, a kto w ogóle nie będzie musiał wystawiać faktur w tym systemie? Jako specjaliści przedstawiamy praktyczny, merytoryczny i czytelny przewodnik po zwolnieniach z KSeF – zarówno stałych, jak i czasowych – z objaśnieniem wyjątków, terminów i warunków.
Zwolnienia stałe – kiedy KSeF nie jest obowiązkowy
Faktury dla konsumentów (B2C) – dobrowolność, zamiast przymusu
Jeśli Twoi klienci to osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, nie masz obowiązku przesyłania takich faktur przez KSeF. Możesz to robić dobrowolnie, np. gdy chcesz ujednolicić proces wystawiania dokumentów, ale brak jest prawnego przymusu. Dla biznesów z dominującą sprzedażą B2C to ważna ulga – pozwala wdrażać KSeF we własnym tempie, bez presji natychmiastowej zmiany całej ścieżki dokumentowej.
Podmioty zagraniczne – siedziba i stałe miejsce prowadzenia działalności
Zwolnione z KSeF są firmy, które nie posiadają w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności. Co więcej – nawet, gdy zagraniczny podatnik ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, ale nie jest ono zaangażowane w konkretną transakcję, obowiązek fakturowania przez KSeF także nie powstaje. Kluczowe jest więc ustalenie, które miejsce prowadzenia działalności faktycznie uczestniczy w danej dostawie towarów lub świadczeniu usług.
Rolnicy ryczałtowi – specyfika faktur VAT RR
W przypadku obrotu z rolnikami ryczałtowymi zasady są szczególne. Fakturę VAT RR wystawia nabywca, czyli podatnik VAT. Jej wprowadzenie do KSeF jest możliwe, ale dopiero po złożeniu przez rolnika ryczałtowego odpowiedniego oświadczenia w systemie. Brak takiego oświadczenia oznacza, że dokument nie musi – i nie powinien – trafiać do KSeF. To rozwiązanie respektuje specyfikę obrotu rolnego i poziom cyfryzacji tej branży.
Procedury szczególne i wyłączenia przedmiotowe
Z obowiązku KSeF wyłączono faktury wystawiane w ramach procedur szczególnych, takich jak OSS i IOSS, które dotyczą rozliczeń transgranicznych w handlu elektronicznym. Poza systemem pozostają także niektóre usługi trudne do ustrukturyzowania w jednolitym formacie, m.in. wybrane usługi finansowe (np. udzielanie pożyczek, usługi ubezpieczeniowe) czy międzynarodowy okazjonalny przewóz drogowy osób. W praktyce oznacza to, że część dokumentów – z uwagi na swój charakter i unijne reżimy rozliczeń – nadal będzie funkcjonować poza KSeF.
Awarie i sytuacje nadzwyczajne – bezpieczeństwo ciągłości rozliczeń
Ustawodawca przewidział też realne życie – jeśli dojdzie do awarii KSeF lub wystąpi inna nadzwyczajna okoliczność uniemożliwiająca przesłanie faktury, przedsiębiorca może wystawić dokument poza systemem. Po ustąpieniu przeszkody ma 7 dni na wprowadzenie faktury do KSeF. Taka „furtka bezpieczeństwa” chroni płynność obiegu dokumentów i rozliczeń podatkowych w sytuacjach, gdy zawodzi technologia.
Zwolnienia czasowe – etapy wdrożenia i okresy przejściowe
Dwa główne terminy startu
Obowiązek KSeF został rozłożony w czasie. Od 1 lutego 2026 r. obejmie duże podmioty, których przychody w 2025 r. przekroczą 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. dołączą pozostali podatnicy VAT. Taki harmonogram pozwala największym organizacjom, zwykle dysponującym rozbudowanymi systemami ERP, ruszyć jako pierwszym i przetrzeć szlak procesowy dla mniejszych firm.
Mikroprzedsiębiorcy z mniejszą sprzedażą – dodatkowy bufor do końca 2026 r.
Dla najmniejszych podmiotów przewidziano dodatkowe, bardzo konkretne ułatwienie. Jeśli łączna wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł, a jednocześnie pojedyncza faktura nie jest wyższa niż 450 zł, przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia z KSeF do 31 grudnia 2026 r. Po przekroczeniu któregokolwiek z limitów konieczne jest przejście na faktury ustrukturyzowane. W praktyce to rozwiązanie sprzyja działalności drobnej i sezonowej, gdzie liczba i wartości dokumentów są relatywnie niewielkie.
Paragony z NIP, jako faktury uproszczone – tymczasowo poza KSeF
Do 31 grudnia 2026 r. paragony fiskalne zawierające NIP nabywcy do kwoty 450 zł mogą być traktowane jako faktury uproszczone i nie muszą trafiać do KSeF. To ważne dla branż detalicznych oraz usługowych, w których częste są drobne transakcje B2B, a obsługa paragonów z NIP jest już ugruntowaną praktyką.
Wykluczeni cyfrowo – czas na adaptację do końca września 2026 r.
Ustawodawca dostrzegł również barierę kompetencji i infrastruktury. Małe firmy, które mierzą się z realnymi problemami cyfryzacyjnymi, mogą skorzystać z dodatkowego czasu na wdrożenie KSeF do końca września 2026 r. Ten „oddech” warto wykorzystać na uporządkowanie procesów, wybór oprogramowania i przeszkolenie zespołu – tak, by od października 2026 r. poruszać się już sprawnie w świecie faktur ustrukturyzowanych.
Największą wartością KSeF będzie spokój operacyjny i przewidywalność – pod warunkiem, że już dziś zaplanujesz, które dokumenty trafią do systemu, a które pozostaną poza nim. Ustal reguły, przygotuj narzędzia, przetestuj obieg i wyznacz osoby odpowiedzialne. Dzięki temu zmiana stanie się naturalnym krokiem w rozwoju firmy, a nie uciążliwym obowiązkiem. A gdy potrzebujesz wsparcia w przełożeniu przepisów na działające procedury, Biuro Rachunkowe Rzeszów Optymalni są do Twojej dyspozycji.
