Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesne rozwiązanie, które stanowi kolejny etap w procesie pełnej cyfryzacji obrotu gospodarczego. System ten, stworzony przez Ministerstwo Finansów, ma na celu usprawnienie i zautomatyzowanie procesu wystawiania, odbierania oraz archiwizowania faktur. Jego wprowadzenie ma na celu uproszczenie procedur, zmniejszenie kosztów związanych z obiegiem dokumentów oraz poprawę transparentności działań gospodarczych. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej funkcjonowaniu KSeF, korzyściom płynącym z jego wdrożenia oraz kluczowym aspektom, które należy wziąć pod uwagę przy korzystaniu z tego systemu.
Co to jest faktura KSeF?
Faktura KSeF, czyli faktura wystawiona za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, jest nowoczesnym narzędziem do dokumentowania transakcji gospodarczych. Faktury te są ustrukturyzowanymi dokumentami elektronicznymi, co oznacza, że są tworzone w jednolitym formacie zgodnym z wymaganiami systemu teleinformatycznego. Dzięki temu, każda faktura zawiera wszystkie niezbędne dane w odpowiednich polach, co ułatwia ich automatyczne przetwarzanie i integrację z systemami księgowymi przedsiębiorstw.
Podstawowym celem wprowadzenia faktur KSeF jest centralizacja procesu fakturowania oraz zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa transakcji. Faktura KSeF różni się od tradycyjnych faktur papierowych oraz standardowych faktur elektronicznych tym, że po jej wystawieniu jest ona natychmiast przesyłana do centralnego systemu KSeF, gdzie zostaje zarejestrowana i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. To pozwala zarówno wystawcy, jak i odbiorcy faktury mieć pewność, że dokument jest prawdziwy i spełnia obowiązujące przepisy.
Jak działa system KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) został zaprojektowany, aby uprościć i zautomatyzować proces wystawiania, odbierania oraz archiwizowania faktur ustrukturyzowanych. System ten działa w oparciu o technologie informatyczne i zapewnia jednolity format dla wszystkich faktur, co przyczynia się do zwiększenia efektywności oraz bezpieczeństwa transakcji.
Proces wystawiania faktur
Wystawianie faktur w KSeF odbywa się za pomocą oprogramowania finansowo-księgowego, które komunikuje się bezpośrednio z systemem KSeF. Po przygotowaniu faktury w formacie XML, zgodnym z wymogami systemu, dokument jest przesyłany do KSeF, gdzie następuje jego weryfikacja. System sprawdza, czy faktura spełnia wszystkie wymagania formalne oraz techniczne, a po pomyślnej weryfikacji, faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny w systemie i zostaje zarejestrowana.
Odbiór i dostęp do faktur
Odbiorca faktury może uzyskać dostęp do dokumentu poprzez uwierzytelnienie się w KSeF. Istnieje możliwość zalogowania się za pomocą różnych metod uwierzytelniania, takich jak kwalifikowany podpis elektroniczny, Profil Zaufany czy token KSeF. Odbiorca może także skorzystać z tzw. dostępu anonimowego, podając określone dane dotyczące faktury, aby ją pobrać i wykorzystać w swoich systemach księgowych.
Urzędowe poświadczenie odbioru (UPO)
Każda faktura przesłana do KSeF generuje Urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), które stanowi dowód na to, że dokument został prawidłowo zarejestrowany w systemie. UPO jest niezbędnym elementem w procesie archiwizacji i może być używane jako potwierdzenie wystawienia faktury w przypadku kontroli podatkowej.
Zgoda odbiorcy na korzystanie z KSeF
Przepisy wymagają, aby odbiorca faktury wyraził zgodę na otrzymywanie faktur za pośrednictwem KSeF. Zgoda ta może być udzielona w dowolny sposób, np. poprzez akceptację regulaminu fakturowania dostawcy. Jeśli odbiorca nie wyrazi zgody, wystawca nadal może korzystać z KSeF, ale musi udostępnić fakturę odbiorcy w tradycyjny sposób, np. w formie papierowej lub elektronicznej (PDF).
Aplikacja podatnika KSeF
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF, która umożliwia przedsiębiorcom korzystanie z funkcjonalności systemu. Każda faktura przesyłana przez aplikację do KSeF jest automatycznie rejestrowana i otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą łatwo zarządzać swoimi dokumentami, a system KSeF zapewnia ich zgodność z obowiązującymi przepisami.
Kto będzie musiał wystawiać faktury w KSeF?
Obecnie Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest rozwiązaniem dobrowolnym dla polskich przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2022 roku firmy mogą samodzielnie decydować o korzystaniu z tego systemu, czerpiąc korzyści z centralizacji i automatyzacji procesu fakturowania. Niemniej jednak, od 1 lutego 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników prowadzących działalność gospodarczą na terytorium Polski, z nielicznymi wyjątkami.
Do czasu wprowadzenia obowiązku, przedsiębiorcy mogą korzystać z KSeF na zasadzie dobrowolności. Ministerstwo Finansów zachęca do wcześniejszego wdrożenia systemu, aby przedsiębiorcy mogli zapoznać się z jego funkcjonalnościami i przygotować się na przyszłe obowiązki. Dobrowolne korzystanie z KSeF już teraz może przynieść korzyści, takie jak usprawnienie procesów księgowych, zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa transakcji oraz lepsza kontrola nad dokumentacją.
Jak przygotować firmę na nowy system?
Przygotowanie firmy na obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymaga odpowiedniego planowania i wdrożenia kilku kluczowych kroków.
Zapoznanie się z przepisami
Pierwszym z nich jest dokładne zapoznanie się z obowiązującymi przepisami dotyczącymi KSeF. Warto śledzić aktualizacje prawne i wytyczne Ministerstwa Finansów, aby być na bieżąco z wszelkimi zmianami i nowymi wymaganiami.
Audyt obecnych systemów księgowych
Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie audytu obecnych systemów księgowych i fakturowania. Należy sprawdzić, czy używane oprogramowanie jest kompatybilne z KSeF i czy spełnia wymagania techniczne dotyczące generowania i przesyłania faktur w formacie XML. W przypadku braku kompatybilności, konieczne będzie zaktualizowanie oprogramowania lub wdrożenie nowego systemu, który będzie wspierał KSeF.
Wdrożenie nowego oprogramowania
Jeśli audyt wykaże potrzebę aktualizacji lub zmiany systemu, należy przystąpić do wdrożenia odpowiedniego oprogramowania. Wybierając nowe rozwiązania, należy zwrócić uwagę na ich funkcjonalność, łatwość integracji z KSeF oraz wsparcie techniczne oferowane przez dostawcę.
Szkolenie pracowników
Przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za wystawianie i obsługę faktur jest kluczowe dla płynnego przejścia na nowy system. Szkolenia powinny obejmować zarówno aspekty techniczne związane z obsługą nowego oprogramowania, jak i zrozumienie nowych procedur i przepisów związanych z KSeF.
Komunikacja z kontrahentami
Warto poinformować kontrahentów o planowanych zmianach i nowym sposobie wystawiania faktur. Dobra komunikacja z partnerami biznesowymi może pomóc uniknąć nieporozumień i zapewnić płynne przejście na nowy system.
Skorzystanie z usług podmiotów zewnętrznych
Przygotowanie firmy do korzystania z KSeF może być skomplikowane, zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw. Dlatego warto rozważyć skorzystanie z usług zewnętrznych podmiotów specjalizujących się w obsłudze księgowej i finansowej. Biuro rachunkowe Optymalni oferuje kompleksowe usługi związane z rozliczaniem poprzez KSeF. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą uniknąć stresu związanego z nowymi rozwiązaniami oraz zminimalizować ryzyko ewentualnych błędów i problemów. Współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym zapewnia, że wszystkie procesy będą zgodne z obowiązującymi przepisami, a firma będzie mogła skupić się na swojej głównej działalności.
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Proces uzyskania dostępu do KSeF jest stosunkowo prosty, ale wymaga spełnienia kilku warunków technicznych oraz przeprowadzenia odpowiednich kroków autoryzacyjnych:
- Wybór metody uwierzytelnienia
Aby uzyskać dostęp do KSeF, przedsiębiorca musi wybrać jedną z dostępnych metod uwierzytelnienia. System oferuje kilka opcji, które zapewniają bezpieczeństwo i autentyczność procesu – kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, Profil Zaufany, token KSeF.
- Logowanie do systemu
Aby po raz pierwszy zalogować się do KSeF, należy odwiedzić stronę internetową Ministerstwa Finansów dedykowaną Krajowemu Systemowi e-Faktur. Na stronie tej znajduje się portal logowania, gdzie użytkownik może wybrać preferowaną metodę uwierzytelnienia.
- Rejestracja konta
Po pomyślnym uwierzytelnieniu się w systemie, przedsiębiorca musi zarejestrować swoje konto w KSeF. W tym celu należy wprowadzić wymagane informacje dotyczące firmy oraz osób odpowiedzialnych za obsługę systemu.
- Zarządzanie uprawnieniami
Po rejestracji konta, przedsiębiorca może zarządzać uprawnieniami dostępu do systemu. KSeF umożliwia nadawanie, modyfikowanie i odwoływanie uprawnień dla pracowników oraz podmiotów zewnętrznych (w tym biur rachunkowych). Dzięki temu firma może skutecznie kontrolować, kto ma dostęp do systemu i jakie operacje może wykonywać.
- Integracja z oprogramowaniem księgowym
Ostatnim krokiem jest integracja KSeF z istniejącym oprogramowaniem księgowym firmy. Wiele nowoczesnych systemów księgowych oferuje już integrację z KSeF, co umożliwia automatyczne przesyłanie faktur w odpowiednim formacie XML. Przedsiębiorca powinien upewnić się, że jego oprogramowanie jest kompatybilne z KSeF i skonfigurować odpowiednie ustawienia.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) został uruchomiony 1 stycznia 2022 roku, jednak do tej pory korzystanie z niego było dobrowolne. Ministerstwo Finansów podało, że obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie w dwóch etapach:
- od 1 lutego 2026 roku – dla dużych podmiotów, które w poprzednim roku podatkowym osiągnęły przychód wyższy niż 200 milionów złotych;
- od 1 kwietnia 2026 roku – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorstw.
Obecny okres dobrowolności korzystania z KSeF daje przedsiębiorcom czas na przygotowanie się do nowych wymogów. Ministerstwo Finansów zachęca firmy do wcześniejszego wdrożenia systemu, aby zapoznać się z jego funkcjonalnościami i zminimalizować ewentualne trudności związane z pełnym przejściem na KSeF w 2026 roku.
Wdrożenie KSeF wiąże się z wieloma korzyściami, ale wymaga odpowiedniego przygotowania. Skorzystanie z usług zewnętrznych podmiotów, takich jak Biuro Rachunkowe Optymalni, może ułatwić ten proces, zapewniając profesjonalne wsparcie i kompleksową obsługę księgowo-rachunkową.
