Wdrożenie KSeF – dla średnich i dużych firm

Czym jest KSeF i kiedy będzie obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur to państwowa platforma do wystawiania i odbierania faktur w ujednoliconym formacie XML. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek obejmie duże firmy, które w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł sprzedaży z VAT, a od 1 kwietnia 2026 r. – wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Już od lutego każda firma powinna umieć odbierać faktury zakupowe w KSeF, dlatego przygotowania warto zacząć teraz, zanim zmiana dotknie codziennego obiegu dokumentów.

Na czym polega nasza usługa?

Optymalni kompleksowo przygotują Twoją organizację do obowiązku korzystania z KSeF. Przełożymy wymagania prawne na proste zasady działania, sprawdzimy gotowość Twojego ERP/FK, zaprojektujemy i skonfigurujemy połączenie z KSeF, a następnie uporządkujemy obieg dokumentów tak, aby wystawianie i odbiór e-faktur były bezpieczne, powtarzalne i zgodne z przepisami. Zadbamy o formalności – w tym nadanie uprawnień i metody uwierzytelniania – oraz przeszkolimy zespół krótkimi, praktycznymi szkoleniami. Zapewnimy pełną klarowność – objaśnimy wszystko krok po kroku, uwzględniając specyfikę procesów w Twojej firmie i przeprowadzając przez najbardziej wymagające kwestie.

Możliwe formy współpracy

Dopasujemy zakres działań do Twoich potrzeb. Proponujemy trzy przejrzyste modele – warsztat doradczy, wdrożenie wspólne oraz kompleksowe wsparcie – tak, abyś otrzymał dokładnie tyle pomocy, ile potrzebujesz.

Warsztat doradczy – jeśli będzie Ci zależało przede wszystkim na zrozumieniu „co, kiedy i jak”, przeprowadzimy krótkie szkolenie. Wyjaśnimy KSeF bez żargonu, zdiagnozujemy procesy i systemy w Twojej firmie, wskażemy ryzyka i zależności, a na koniec przekażemy klarowny plan działań z priorytetami i odpowiedzialnościami.

Wdrożenie wspólne – gdy potrzebujesz konkretnych wskazówek dla swojego zespołu, skonfigurujemy integrację z KSeF, zdefiniujemy role i odpowiedzialności, opiszemy procedury (wystawianie, odbiór, korekty, sytuacje awaryjne) i przeszkolimy użytkowników na przykładach z Waszych dokumentów. Zapewnimy płynne uruchomienie i wsparcie w pierwszych tygodniach, aby zespół szybko poczuł się pewnie w nowych działaniach.

Kompleksowe wsparcie – jeśli będziesz chciał maksymalnie odciążyć swoje zasoby, przejmiemy większość obowiązków organizacyjnych i technicznych. Zajmiemy się integracją i formalnościami, przygotujemy komplet procedur, poprowadzimy komunikację i szkolenia oraz zapewnimy opiekę po uruchomieniu. Otrzymasz spójny, zgodny i stabilny proces, przy zachowaniu stałej kontroli po Twojej stronie.

Kto powinien skorzystać z naszych usług?

Nasze wsparcie oferujemy przede wszystkim średnim i dużym firmom – tam, gdzie wolumen faktur jest wysoki, działa kilka oddziałów, a akceptacja kosztów jest wieloetapowa (produkcja, handel, usługi, medycyna). Jako Optymalni przeprowadzimy Cię przez wdrożenie tak, aby KSeF uporządkował codzienną pracę, a nie ją komplikował – bez zbędnego stresu, jasno i zgodnie z przepisami.