facebook

Wybór wykonawców przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu

Przygotowując projekty unijne należy pamiętać aby wyboru wykonawcy/dostawcy dokonywać zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie procedurami nawet jeśli czynności te dokonywane są przed podpisaniem umowy o dofinansowanie.

Zdarza się, iż wybory wykonawców pewnych prac związanych z samym przygotowaniem projektu, czy w przypadku projektów nie objętych pomocą publiczną właściwych prac stanowiących przedmiot projektu (kwalifikują się bowiem wydatki poniesione od 2014 r.) dokonywane są w okresie przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. U części podmiotów (oczywiście tych nie objętych reżimem ustawy PZP) pojawia się wówczas dylemat, czy zobowiązani są oni w okresie przed podpisaniem umowy do stosowania narzuconych przez instytucje udzielające wsparcia procedur wyboru wykonawców, skoro nie są związani zapisami żadnej umowy. Stosowanie tych procedur opierających się na zapisach „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 – 2020” nie wynika z aktów prawa powszechnie obowiązującego. A przecież nie można wymagać stosowania zapisów umowy jeszcze przed jej zawarciem (przygotowując projekt, oceniany w trybie konkursowym nikt nie ma pewności że zostanie on wybrany do dofinansowania).

Próbując rozwiać te wątpliwości, chcemy wyjaśnić iż podmiot, który aplikuje o refundację kosztów projektu zobowiązany jest do ich ponoszenia w zgodzie z jedną z najważniejszych zasad obowiązujących na rynku europejskim, tj. zasadą konkurencyjności. Zasada ta jest jednym z fundamentów realizacji celów integracji państw UE. Opracowane przez instytucje udzielające wsparcia procedury wyboru wykonawców stanowią właśnie gwarant wydatkowania kosztów zgodnie z tą zasadą. I takie też zapisy warunkujące refundację kosztów od ich poniesienia w trybie konkurencyjnym znajdują się w umowach o dofinansowanie. Oczywiście, podmiot (który nie został zobowiązanych innymi przepisami prawa) może dokonać wyboru wykonawców prac związanych z przygotowaniem projektu w okresie przed podpisaniem umowy bez zastosowania procedur konkurencyjnych (np. zlecić usługę zaprzyjaźnionej firmie) jednak musi się liczyć z tym że wydatek taki, pomimo iż będzie stanowić zakres rzeczowy projektu nie zostanie mu zrefundowany. Jednakże nie przekreśla to całego projektu. Ostateczna ocena kwalifikowalności przedłożonych w projekcie wydatków odbywa się bowiem już po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu. Zatem, nieprawdziwa pozostaje teza, iż instytucje udzielające wsparcia zobowiązują podmioty do wykonywania pewnych czynności, które zostaną zapisane w przyszłej umowie o dofinansowanie.

Konkludując, chcąc mieć wydatki zrefundowane należy pamiętać, by dokonywać wyboru wykonawców/dostawców zawsze zgodnie z zasadą konkurencyjności.