Trudno wyobrazić sobie obecne prowadzenie działalności gospodarczej bez posiadania samochodu. Przedsiębiorcy wykorzystują więc zarówno prywatne, jak i firmowe pojazdy, by ułatwić sobie prowadzenie biznesu. Osoby te powinny więc szczegółowo zapoznać się z zasadami rozliczania samochodu w firmie. Zebraliśmy więc wszystkie najważniejsze informacje w tym temacie, obowiązujące w roku 2021.
Należy zaznaczyć, iż na przestrzeni ostatnich kilku lat nie zmieniło się wiele w zakresie rozliczania samochodu w firmie i nadal obowiązują przepisy ze stycznia 2019 roku.
Samochód osobowy w firmie jako środek trwały
Przedsiębiorcy, którzy posiadają w firmie samochód osobowy wpisany na listę środków trwałych, mają możliwość wyboru spośród dwóch metod użytkowania oraz rozliczania podatku VAT. Pierwsza z nich to odliczenie 100% podatku VAT, przy czym odnosi się to zarówno do nabywania pojazdu, jak i ponoszonych wydatków eksploatacyjnych, na przykład zakupie paliwa. By jednak było to możliwe, pojazd musi być wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych, zgodnie z zasadami użytkowania pojazdu zawartymi w specjalnym regulaminie, przedsiębiorca musi zgłosić samochód w urzędzie skarbowym przy pomocy VAT-26, a także założyć kilometrówkę dla celów VAT, wprowadzać do niej trasy i stan licznika.
Drugą opcją jest tzw. użytkowanie mieszane pojazdu, a więc wykorzystywanie go zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, choć tak naprawdę pojazd wpisany jako środek trwały nie powinien być wykorzystywany do pokonywania tras w celach osobistych. Przy wyborze tej możliwości odliczamy 50% VAT, zarówno od nabycia samochodu, jak i wydatków eksploatacyjnych, w tym również zakupu paliwa. Jednocześnie niema konieczności rejestracji pojazdu w urzędzie skarbowym oraz nie trzeba prowadzić żadnej ewidencji. Jest to więc rozwiązanie bardzo komfortowe.
Prywatny samochód osobowy w firmie
Powyżej wspomnieliśmy już nieco o tej opcji, przy której wybieramy 50% odliczenia podatku VAT. Co jeszcze w tym temacie? Otóż podatnicy, którzy korzystają z prywatnego samochodu w firmie nie prowadzą kilometrówki do celów PIT. Należy pamiętać jednak, że kilometrówka dla celów PIT to co innego, niż kilometrówka dla celów VAT. Aby więc prawidłowo rozliczyć pojazd wykorzystywany w sposób mieszany, koszty eksploatacyjne, takie jak zakup paliwa, ubezpieczenie, przegląd, części bądź naprawa, zaliczać do kosztów w wysokości 20% poniesionych wydatków.
Ubezpieczenie samochodu jako koszt
Każdy pojazd musi posiadać obowiązkowe ubezpieczenie. Ubezpieczenie samochodu osobowego, który wykorzystywany jest do celów służbowych, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Należy przy tym jednak pamiętać o kilku kwestiach- ubezpieczyciel nie wystawi nam faktury, zaś podstawą księgowania jest w tym przypadku zawarta polisa ubezpieczeniowa i należy ją odpowiednio zaksięgować- proporcjonalnie do lat podatkowych które obejmuje przy metodzie memoriałowej oraz w całości zgodnie z datą wystawienia polisy przy metodzie kasowej; ubezpieczenie OC zalicza się do kosztów w pełnej kwocie, a AC proporcjonalnie do wartości samochodu; wartość ubezpieczenia samochodu wykorzystywanego w sposób mieszany rozlicza się do 20% wartości zakupionej polisy.
Rozliczanie odszkodowania
Gdy firmowy samochód osobowy zostanie uszkodzony, otrzymane w wyniku zdarzenia drogowego odszkodowanie należy odpowiednio rozliczyć w swoich przychodach i kosztach. Jeśli posiadamy samo OC, wówczas przychodem będzie jedynie nadwyżka kwoty z odszkodowania, która pozostała po rzeczywiście poniesionych kosztach naprawy, przy czym wydatków związanych z naprawą nie można zaliczyć do kosztów firmowych. Jeśli posiadamy także AC, wówczas przychodem jest cała wartość uzyskanego odszkodowania, zaś do kosztów zaliczamy kwotę poniesioną na naprawę. Czynni podatnicy VAT mają obowiązek opłaty podatku naliczonego od kosztów naprawy. Jednocześnie przysługuje im prawo odliczenia podatku VAT zgodnie z obowiązującym w ich przypadku schematem odliczeń.
Sprzedaż samochodu w firmie
Sprzedając samochód w firmie, który stanowi środek trwały, powstaje przychód. W momencie zbycia pojazdu, gdy nie jest on w pełni zamortyzowany, pozostała część odpisów amortyzacyjnych powinna być jednorazowo zaliczona do kosztów. Sprzedaż taką należy także opodatkować podatkiem VAT w wysokości 23%- zwolnienie z tego obowiązku dotyczy jedynie sytuacji, w których podczas nabywania pojazdu nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT i samochód służył wyłącznie do wykonywania czynności nieopodatkowanych.
Wycofanie samochodu z firmy
Istnieje możliwość zmiany sposobu użytkowania pojazdu z firmowego na prywatny, jednak należy przy tym pamiętać o kilku kwestiach. Po pierwsze, wycofując w pełni zamortyzowany pojazd, wówczas niezamortyzowana część wartości początkowej nie może stanowić kosztów uzyskania przychodu. Po drugie, jeśli podczas nabywania samochodu całościowo bądź częściowo odliczono podatek VAT, wówczas wycofanie na potrzeby własne należy opodatkować. Po trzecie, jeśli przed upływem 6 lat od wycofania pojazdu nastąpi sprzedaż tego samochodu, będzie ona uznawana za przychód z działalności i należy wówczas zapłacić podatek dochodowy, przy czym nie jest już konieczne opodatkowanie VAT.
Zobacz też nasz artykuł o zmianach w leasingu i sposobie opodatkowania tzw. wykupu prywatnego w Nowym Polskim Ładzie
